Cuánto tiempo debo guardar la documentación de la empresa?
Nuestro espacio es limitado, por lo que al menos una vez al año, nos planteamos qué documentación hay que guardar y cuál se puede destruir.
A pesar de que cada año se repite la misma pregunta no es fácil de responder y lo más importante, no se puede generalizar, habrá que analizar cada caso para concluir que es lo que hay que guardar y que es lo que se puede tirar.
Perspectiva Mercantil
El Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar su documentación mercantil (libros de contabilidad, facturas, cartas, comunicaciones, nóminas, etc.) durante un plazo de seis años.
Aun así, existe determinada documentación que es recomendable guardarla indefinidamente, como son los libros de contabilidad, libros de acciones nominativas o de socios, actas firmadas, cuentas anuales originales, escrituras, etc.
Perspectiva Tributaria
La Ley General Tributaria establece un plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. Dicho plazo es del que dispone la Administración para revisar y en todo caso practicar liquidaciones, también es coincidente con el plazo para que el contribuyente pueda solicitar la devolución relacionada con dichas declaraciones.
El plazo general se interrumpe por cualquier acción instada por el propio contribuyente (reclamaciones, recursos, etc.) o por la Administración (notificaciones, liquidaciones, etc.), reiniciándose el cómputo de los cuatro años al finalizar cada una de dichas actuaciones.
Plazos especiales
La reforma fiscal del 2015, aumentó ya el plazo para compensar pérdidas y ejercer el derecho de determinadas deducciones, no obstante, para el ejercicio de ambos derechos, aumentó el plazo de prescripción para la comprobación de dichas bases imponibles o deducciones a diez años desde la finalización del plazo de presentación de la declaración en que se generaron. Para los ejercicios en que se han generado esos derechos de deducción, el plazo de prescripción no es cuatro sino de diez años, salvo que el último ejercicio en que han sido aplicadas ya haya prescrito.
Transcurridos los 10 años mencionados en el párrafo precedente, la Administración aun podrá solicitar al menos la declaración del Impuesto sobre Sociedades y las Cuentas Anuales del ejercicio en que los incentivos fueron generados hasta que prescriba el ejercicio en que han sido aplicados.
Algún plazo especial
Existe determinada documentación que es preciso conservar más allá de los cuatro, seis e incluso diez años indicados anteriormente.
Uno de los ejemplos más corriente, es el de la factura de compra de un activo inmovilizado (materiales, inmateriales, activos financieros, concesiones administrativas, etc.), ya para que la dotación a la amortización sea considerada como un gasto deducible, debe guardarse la documentación correspondiente durante su periodo de amortización sea cual sea éste.
Así la conclusión más importante es la imposibilidad de generalizar el periodo en que debe conservarse la documentación, ya que deberá observarse el periodo específico aplicable a cada materia, por lo que es aconsejable ser cautos ante la conservación de nuestros archivos documentales físicos y digitales.
